Vol. 3 Nº 1, febrero - abril 2004, ISSN 1690-0723




GESTION DE INFORMACIÓN EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN
Dra. Gloria Ponjuán Dante
Jefe del Departamento de Bibliotecología y Ciencia de la Información
Universidad de La Habana - Cuba

INTRODUCCIÓN
Los tiempos reclaman con cierta insistencia la llegada de la Sociedad de la Información. La humanidad ha evolucionado a un ritmo imposible de cuantificar y definitivamente, se prevé que cada día nuevos avances, nuevos desarrollos, contribuyan con un desarrollo sostenible y una mejor calidad de vida.

La información ha pasado a ocupar un lugar prominente en los recursos que toda organización y la Sociedad debe atender y administrar para poder enfrentar los retos del desarrollo actual.

La Sociedad Industrial logró avances importantes, puso en un primer plano al desarrollo de las infraestructuras, se ocupó de la fuerza de trabajo necesaria para crear, operar y desarrollar, y logró enormes avances en las tecnologías en función de diversas dimensiones de la vida. Así pueden situarse como ejemplo, los progresos que se evidencian en la industria electrónica y las comunicaciones.

LOS CONTEXTOS ORGANIZACIONALES
Toda organización genera y maneja múltiples tipos de informaciones. Estas informaciones guardan correspondencia con la actividad principal de la misma, y con sus operaciones, por lo que puede tipificarse la misma como información:

  • tecnológica (la que tiene que ver con la misión de la organización);
  • comercial (la asociada con los proveedores y con la distribución/comercialización de sus resultados)
  • económica
  • operacional
  • estratégica (la que tiene que ver con el posicionamiento de la misma con relación a sus competidores)

Estas informaciones se generan internamente o proceden de su ambiente, se registran en soportes de diverso tipo constituyendo fuentes, servicios o sistemas imprescindibles para el desarrollo de las funciones organizacionales.

Todos los recursos de información deben manejarse adecuada y sistemáticamente. Mientras mejor se maneje este recurso intangible, más y mejores beneficios tendrá la organización.

No siempre, ni en toda organización ocurre así. Si falta una cultura informacional a nivel de la sociedad, en mayor medida se aprecia la ausencia de esta cultura en la esfera organizacional, aún cuando se disponga de educación, preparación profesional, infraestructura y medios técnicos para el desarrollo de sus funciones. Las organizaciones que aspiren a tener un nivel de calidad en su gestión deben dedicar esfuerzos al manejo de la información interna y externa.

Sólo intentemos responder algunas preguntas:

  • ¿Cuenta Ud. con datos acerca de las fuentes de información que se emplean, los objetivos que apoyan y el costo de su adquisición y uso?
  • ¿Para desarrollar sus funciones necesita Ud. conocer datos u otros elementos acerca del mercado?
  • ¿Para conocer a sus competidores necesita Ud. manejar elementos acerca de sus planes de desarrollo, productos/servicios, investigaciones?
  • ¿Necesita Ud. conocer los puntos fuertes y débiles de las personas de su organización?
  • ¿Maneja Ud. elementos estratégicos de su organización como planes, metas, objetivos, perspectivas?

GESTIÓN DE INFORMACIÓN
La respuesta a estas preguntas se logra a partir de que la organización asuma la gestión de información como parte de la misma.

Cuando hablamos de gestión de información nos referimos al proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organización. Es propia también de unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información.

Esta gestión de información se soporta en dos principios básicos: su carácter sistémico y el manejo del ciclo de vida de la información. Como es un proceso de gestión, implícitamente siempre tiene presentes las funciones rectoras de la gestión: planificar, organizar, dirigir y controlar.

El carácter sistémico de la información

Un sistema de información está integrado por un conjunto de componentes que almacenan, procesan y distribuyen información. Cuando mencionamos la gestión de información nos referimos a la gestión que se desarrolla en un sistema de información (si se trata de que el sistema tenga como propósito obtener salidas informacionales). También puede tratarse del subsistema de información en una organización como se refleja en la FIGURA No. 1

El ciclo de vida de la información

El ciclo de vida constituye un tránsito dialéctico de un estado a otro en un estadío de actividad (reflejado como vida). Diferentes teorías existen con relación al ciclo de vida y muchas veces se tornan algo escurridizas si quien las valora no se sostiene firmemente en el punto que sea objeto de análisis.

En nuestra esfera de actuación, no puede confundirse el ciclo de vida de la información con el ciclo de vida del documento. Ambos pueden tener relación entre sí, y tal vez en algún momento se vinculen estrechamente pero no son idénticos. Cada uno tiene su propia dimensión.

Premisas básicas

Determinadas premisas son vitales:

  • conocer los tipos de informaciones que se manejan en la organización
  • la dinámica de sus flujos (representados en los diferentes procesos por los que transita cada información)
  • el ciclo de vida de cada información (incluida la gestión de la generación de información, donde quiera que ocurra)
  • el conocimiento de las personas acerca del manejo de la información, o sea, su cultura informacional.
DIMENSIONES DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Los flujos de información responden a cada organización, por lo que tienen características particulares. La gestión de información ocurre en un contexto particular por lo que cada caso puede ser considerado como único. No obstante, por lo general pueden asociarse a segmentos típicos de la organización y/o a una dimensión.

Se pueden identificar las siguientes dimensiones:
  • el ambiente
  • los procesos
  • las personas
  • la tecnología
  • la infraestructura
  • los productos/servicios
GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y AMBIENTENo es igual la información que rodea un individuo que la que rodea a la organización internamente, que la que se encuentra en el ambiente y es de interés. A esto le llamamos Alcance de la gestión de información

Las FIGURA 3 y FIGURA 4 muestran algunos componentes del ambiente de gestión de información organizacional y del ambiente de gestión de información externo.

Cuatro procesos vitales aseguran la captación de información que se genera en el ambiente externo. Éstos son:
  • El examen minucioso de todo el ambiente para identificar fuentes externas que puedan ser útiles
  • La vigilancia y observación que capte de inmediato cualquier información
  • El cálculo o predicción de los hechos que puedan ocurrir
  • La determinación de la importancia o la valoración de todo indicador que oriente la atención hacia determinado objetivo.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y PROCESOS
Un proceso es entendido como el suministro de insumos, la transformación de éstos (agregación de valor) y la obtención de un producto final para el usuario/cliente. Sin procesos no existirá transformación en un sistema.

Los procesos tienen dos características:
  • Tienen consumidores (internos o externos)
  • Cruzan fronteras organizacionales; por ejemplo, ocurren a través o entre subunidades de la organización.
Los procesos contribuyen a crear compromisos, generan recursos, proyectan una situación, solucionan conflictos y facilitan el logro de objetivos y metas.

La información juega un papel importante en el diseño y el mejoramiento de los procesos. Asociada a la información, la educación también juega un rol primordial. Por tanto en cualquier proceso podemos diferenciar el subsistema relativo a la información necesaria para el desempeño que facilita el aprendizaje organizacional.

La FIGURA 5 refleja la presencia del subsistema de información dentro de cualquier proceso.

En los sistemas de información se desarrollan los llamados procesos de agregación de valor. Este concepto se emplea ampliamente, con diversas interpretaciones, en las organizaciones. Taylor parte del principio que la transferencia de información es un proceso intensivo, y humano, tanto en las actividades formalizadas denominadas “sistemas” como en el uso y usos de información, que constituyen las salidas de esos sistemas.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y PERSONAS
Las personas son las que diseñan y operan los sistemas de información. El elemento más importante que existe en la Sociedad es el hombre, pues tiene la capacidad de crear y transformar.

En los sistemas de información algunas operaciones pueden ser efectuadas por máquinas, pero éstas han sido diseñadas y se operan por personas. Son las personas las que se responsabilizan con la calidad, las que pueden marcar las diferencias entre procesos, organizaciones y aún entre ellas mismas.

Las personas juegan roles diferentes en su trabajo con la información. Este rol se asocia al vínculo entre persona y recurso, por eso con relación a algunos recursos somos usuarios, o gerentes, o distribuidores o procesadores de información.

Las organizaciones deben invertir en preparar a su personal en actividades que sean importantes para su desempeño pero se distinguen algunos temas que no deben faltar como son:
  • La recuperación de información
  • El reordenamiento de información
  • La organización de información
  • La gestión
  • El trabajo de oficina
  • El mercadeo
  • El uso de tecnologías de información
  • La especialización en los temas relativos al objeto de trabajo (misión) de la organización.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA
La arquitectura tecnológica forma parte de la infraestructura de la organización. Aún así intencionalmente se intenta darle un tratamiento diferenciado por el peso extraordinario que ejerce en el manejo de la información. Recuérdese que todo cambio tecnológico conduce a un cambio metodológico.

Coutín plantea “de alguna manera la arquitectura de información ha estado presente en todo intento por organizar sistemáticamente determinados volúmenes de información que son utilizados por grandes grupos de usuarios”. También considera que la tecnología es una respuesta técnica a la realidad mostrada en estos años de desarrollo de Internet e Intranets donde ha quedado evidenciado que los contenidos son la clave del éxito del servicio y no la visión aislada del diseño gráfico o la eficiencia del software.

Ésta ejerce influencias en las arquitecturas dedicadas a la gestión de información y en la estructura de los servicios de información como pueden ser las páginas Web, las Intranets, las bibliotecas digitales, las bases de datos o los productos multimediales.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN, ESTRUCTURA Y ESTRATEGIA
Ponjuán propuso una variación del diamante de Leavitt, al que ha denominado diamante informacional ( FIGURA 6 )

La estructura puede favorecer o limitar la gestión de información institucional. Se pueden ver muchos enfoques, pero nunca debe olvidarse que la información es como la sangre, llega a todos los rincones de la organización.

No se trata de, ni se recomienda, centralizar las funciones informacionales, eso es imposible dado el principio recién mencionado. Se trata de organizar, coordinar, compartir, regular, en fin, todo lo que favorezca un flujo fluido y sistemático, permanente y dinámico.

Todo esto se desarrolla dentro de las categorías estratégicas de mayor dimensión para la organización: su misión, visión, objetivos y metas. Todo el esfuerzo organizacional se enmarca en estas categorías. Sin esto, no podrán existir ventajas competitivas, ni manejo efectivo y eficaz de los recursos, ni se podrán diseñar políticas ni arquitecturas que soporten su actividad.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y PRODUCTOS Y SERVICIOS
Una organización existe para entregar un producto/servicio al ambiente, por tanto, sus salidas constituyen elementos vitales de su supervivencia. En esta dimensión se sintetizan todos los demás aspectos de la gestión de información: componentes del ambiente, procesos, tecnologías, personas…marcados por un dominio de regulaciones, políticas y tendencias. Competencias e información marcan las diferencias.

La gestión de información ocurre en toda organización y por tanto, también en bibliotecas. Las bibliotecas son sistemas de información especializados por lo general en la gestión de documentos. Tienen al ciclo de vida de los documentos y de la información en un primer lugar, trabajan para un ambiente y en muchos casos dependen de él. Se rigen por procesos de agregación de valor, usan tecnologías y cuentan con un recurso incalculable: sus especialistas y trabajadores.

Su misión está vinculada a la prestación de servicios y a la elaboración de productos para determinadas comunidades sociales o para instituciones.

Espacios y alianzas

Las unidades de información son insustituibles. No compiten con otras organizaciones por ser la gestión de información un complemento y no un sustituto. Este principio favorece las alianzas, favorece la comunicación interna, en la organización y con el ambiente. Depende de la voluntad de las personas para dominarla y utilizarla.

EPILOGO

Algunos conceptos y alcances deben siempre estar claros:

Los documentos son portadores de datos, información y fuentes del conocimiento. Los datos no tienen significado sin un contexto. Guardan relación con espacio y tiempo. La información es la expresión del conocimiento y se registra generalmente en documentos; el conocimiento se desarrolla a partir de la captación de información, muchas veces registrada en documentos. Asimismo se explicita en información fluyendo en diferentes vías y soportes, entre ellas, el documento.

Pero estos tres componentes, tienen diferente nivel de agregación de valor:
  • Una colección de datos no es información
  • Una colección de información no es conocimiento
  • Una colección de conocimientos no es sabiduría
  • Una colección de elementos de sabiduría no es la verdad.
Información, conocimiento y sabiduría no son colecciones, representan mas que la suma de sus partes…tienen una sinergia propia.

El desarrollo de la Sociedad de la Información y principalmente el desarrollo tecnológico, permite darle y mayor y mejor tratamiento a los documentos y a la información. La gestión de recursos humanos era propia de una era industrial donde la mano de obra era la que participaba y determinaba en la producción.

El aprovechamiento de la tecnología en función de los recursos humanos sitúa el foco de atención no en la mano de obra especializada sino en los conocimientos de las personas por lo que su adecuada gestión es la que puede contribuir al avance de las organizaciones.

Pero, no es sólo la tecnología. Cada generación toma lo más valioso de sus antecesores. Lo más valioso generalmente está en la experiencia (componente del conocimiento) y en los documentos (que registran la información). Eso significa que si se va a representar en una pirámide pudiera ser diferente a la que generalmente manejamos. ( FIGURA 7 )

En esta pirámide los cimientos descansan en la gestión documental. La gestión documental, permite una gestión de información, sobre la cual puede reinar la gestión del conocimiento.

Sin ellas, no habrá nunca gestión del conocimiento, sin gestión documental no habrá jamás gestión de información. Por tanto estos aspectos se complementan, coexisten y nosotros como profesionales coexistimos entre nosotros con los roles que nos toque jugar, bien en la gestión documental, en la de información o en la llamada gestión del conocimiento.

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FUENTE: Dra. Gloria Ponjuán
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