Vol. 3 Nº 2, mayo - septiembre 2004, ISSN 1690-0723




Asesoría en Conservación Documental a las Bibliotecas Nacionales de Panamá y Costa Rica

En seguimiento a las asesorías ofrecidas en 2002 a las bibliotecas nacionales de Guatemala, El Salvador, Honduras y Nicaragua, en el área de Conservación Documental, realizadas por la especialista cubana en conservación documental Isabel Martí, de la Biblioteca Nacional de Cuba, del 26 al 31 de julio de 2004, tuvo lugar una nueva asesoría, esta vez dirigida a las Bibliotecas Nacionales de Panamá y Costa Rica, contando, como el la primera oportunidad, con el auspicio de ABINIA, la Biblioteca Nacional de Cuba y las bibliotecas centroamericanas participantes. Las Bibliotecas Nacionales de los países antes citados, cuentan con valiosos fondos documentales expuestos a un grave riesgo de deterioro debido a la influencia de diversos factores, tales como: el incremento de las consultas de estos documentos, las inadecuadas condiciones de almacenamiento, el uso, en algunos casos, de papel de baja calidad y el propio envejecimiento natural de los mismos. Es por ello que se hace, cada vez más necesario, tomar medidas urgentes de conservación y preservación, que conduzcan a la salvaguarda de todo este patrimonio bibliográfico.

La Sra. Martí realizó un diagnostico sobre el estado de conservación de las colecciones de ambas bibliotecas, a fin de tomar medidas inmediatas para garantizar la preservación y conservación de las mismas, teniendo en cuenta que todos los factores físicos, químicos y biológicos que inciden en su deterioro están determinados por la temperatura, humedad relativa, la luz y el medio ambiente en que se encuentran.

Para realizar los diagnósticos, utilizó un modelo que permite conocer el estado general y especifico de conservación de las colecciones.

En términos generales las recomendaciones y sugerencias producto de la asesoría fueron las siguientes:

  1. Crear un plan contra desastres.
  2. Establecer una política de conservación que contemple, entre otras actividades, la microfilmación y digitalización de los materiales.
  3. Crear lineamientos y reglamentos internos para la manipulación, limpieza y conservación de los documentos.
  4. Procesar las colecciones que no han sido catalogadas.
  5. Crear un fondo de reserva, no prestar ejemplar único, sacar fotocopia de él y seguir fotocopiando.
  6. Analizar la posibilidad de crear un laboratorio reprográfico con el fin de reproducir lo mas valioso de las colecciones a otro formato; a tal fin se deberá capacitar a un técnico.
  7. Capacitar personal en el área de conservación, preservación y restauración de documentos.
  8. Revisar periódicamente las instalaciones eléctricas dentro y fuera del edificio.
  9. Colocar extintores con sus señalizaciones en las puertas de entrada y salida, tenerlos actualizados y con personal adiestrado para manipularlos.
  10. Colocar equipos (de) detectores de incendios.
  11. No fumar ni ingerir alimentos en las áreas en que se manipulen documentos y crear un área señalizada para fumadores.
  12. Instalar equipos de medir y controlar las variables de (T) temperatura y (H) humedad (R)relativa, para poder realizar estudios diarios, semanales o mensuales durante todo el año, para saber si hay cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, ya que ambas deben mantenerse estables para no acelerar el proceso de deterioro. La Temperatura deberá estar entre 15 a 25 C y la Humedad Relativa de 45 a 65 % las mediciones deben realizarse por una persona calificada para que haga lo correcto.
  13. Limpiar sistemáticamente los pisos y documentos con aspiradoras con filtros HEPA y brochas. Los estantes con alcohol al 70% y agua al 30%.
  14. Instalar equipos que permitan la medición de la luz, los valores en que deberá(n) estar la iluminación son: para las salas 200 lux y los depósitos no debe exceder los 55 lux o 5 bujías pies. En el caso de los rayos ultravioleta no deberá exceder de 75 ultravioleta/ lumen, si existiese una emisión mayor se deberán comprar filtros adecuados. Fumigar con productos piretroides, ya que no atentan contra las personas y no afectan las colecciones. Se debe fumigar al menos dos veces al año, o cuando se detecte algún foco de contaminación.
En el caso especifico de la BN de Panamá se recomendó adoptar las siguientes medidas:
  1. Reagrupar los materiales no bibliográficos en un solo espacio, evitando así su dispersión en varios departamentos y su mezcla con los materiales bibliográficos.
  2. Contratar personal de vigilancia y asignarlo al área de colecciones, para impedir que se realicen mutilaciones, robos, o actos vandálicos, pues hay vigilancia en el Parque donde esta ubicada la biblioteca pero no dentro de la misma.
  3. Capacitar al personal en el manejo de equipos de extinción de incendios, actualizarlos y ubicarlos en áreas estratégicas del edificio con sus respectivas señalizaciones.
  4. Sensibilizar al personal sobre la importancia preservación y la conservación documental.
  5. Crear un laboratorio de microfilmación o contratar este servicio de manera externa sobre todo para la Hemeroteca donde el problema es más crítico.
En el caso concreto de la Biblioteca Nacional de Costa Rica, se destacan las siguientes recomendaciones:
  1. Reunificar en un solo espacio, especialmente acondicionado para ello, todos los libros antiguos que se encuentran en la 1ª. planta y en el sótano.
  2. Reubicar en un lugar mas idóneo los materiales no bibliográficos que se encuentran en la planta baja, en la sala de referencia, constituidos por CDs, videos, microfilm, discos de acetato, cassettes, álbumes de fotografía, entre otros, ya que en la ubicación actual están expuestos al sol y a la humedad
  3. Resolver urgentemente el problema de la humedad en techos y paredes ya que esto puede afectar seriamente a las colecciones.
  4. Contratar personal que atiendan las colecciones para evitar que ocurran mutilaciones, robos o actos vandálicos pues hay un vigilante en la puerta pero no en las áreas que de colecciones.
  5. Evitar las restauraciones que actualmente se están realizando, pues están utilizando materiales que no son idóneos, los cuales contienen gran acidez, que penetra al documento provocando mayores daños, es preferible hacer protectores y guardarlos para cuando se tengan los materiales apropiados.



Fuente: ABINIA / Secretaría Ejecutiva


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