Vol. 7 Nº 1 y 2, enero - junio 2008, ISSN 1690-0723
 
 
 
Universidad Autónoma de México
   

Gestión de recursos electrónicos de información especializada en la Universidad Autónoma de México

Mª. Esther Ramírez Godoy
Alma Silvia Díaz Escoto

Las colecciones de servicios de información especializada de la Dirección General de Bibliotecas (DGB) de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), se conforman básicamente de recursos electrónicos en línea, tales como catálogos OPAC, bases de datos, sistemas de información, agregadotes, revistas electrónicas, libros digitales, obras de consulta, etc. Esas colecciones se encuentran disponibles a través de la Biblioteca Digital (http://dgb.unam.mx) como un recurso más de la DGB pero, ¿con qué obstáculos y retos nos podemos topar a la hora de gestionar estos recursos?

El proceso de gestión de servicios de información especializada es muy complejo, toda vez que el sistema bibliotecario consta de 142 bibliotecas, que proporcionan servicios de información de todas las áreas del conocimiento a una comunidad de usuarios conformada por estudiantes de bachilleratos, licenciaturas y postgrados, así como de técnicos académicos, profesores e investigadores.

Antes de los años ochenta, solamente se adquirían recursos de información especializada impresos, ya sea revistas o base de datos y se generaban algunos catálogos sistematizados para consulta en sitio. A mediados de los ochenta, se empezaron a generar algunas bases de datos en disco compacto. Asimismo se creó el primer sistema de acceso remoto vía Modem: Dialog, sistema cuyo acceso a la información en línea era muy costosa, sobre todo debido a que se cotizaba en dólares y por tiempo de uso. En los noventa, llegó la red de redes: Internet y con ella el acceso a la información en línea. Así, los proveedores de revistas con el fin de introducir la cultura de acceso a la información digital, en un principio, proporcionaban el acceso gratuito al formato electrónico en todas aquellas revistas que se adquirían en papel y ya se tenían en línea. Posteriormente, de manera paulatina, fueron vendiendo por separado las colecciones electrónicas de revistas. De tal manera que a partir de 1999 empezaron a generarse diferentes modelos de precios para la compra de colecciones en ambos formatos.

Los recursos económicos disponibles de la UNAM para adquirir servicios de información especializada no se han incrementado en la misma proporción que los nuevos recursos que se adquieren a partir de entonces, en cambio, los  incrementos en el costo de las colecciones electrónicas es más alto cada año

De tal forma que en 1999 del presupuesto total de $ 104, 075,992 para suscripción de revistas, la DGB, invirtió tan sólo $ 14,014,292 en recursos electrónicos, es decir, el 17.09 % y para el año 2004 del presupuesto total de 135,000,000, invirtió $37,000,000 en recursos electrónicos, o sea el 27.40 %. Este aumento en el presupuesto destinado a recursos electrónicos tiende a seguir en esa dirección, debido al incremento en la oferta de recursos de esta naturaleza y al aumento en sus costes.

A pesar de todo, la institución tiene el compromiso de adquirir los recursos en ambos formatos, ya que al ser diferentes, ambos representan beneficios.

Principales diferencias entre el soporte impreso y el electrónico.

Impreso

Electrónico

Soporte estable

Soporte inestable

Contenido fijo

Contenido dinámico

Propiedad del documento

Licencia del uso del contenido

Legible directamente

Legibilidad dependiente de hardware y software

A fin de poder optimizar los recursos económicos para la adquisición de estas fuentes de información, la DGB, creo en el año 2003, un “programa de racionalización de recursos”, el cual consiste básicamente en cancelar suscripciones a títulos impresos duplicados, a fin de suscribir solamente uno y encargar como depositaria de éste a una biblioteca del sistema, quien se compromete a facilitar el acceso al mismo a  las demás bibliotecas del sistema; de tal manera que se garantice que de todos los títulos que se suscriben en formato electrónico, se tenga al menos uno en formato impreso.

Una vez expresados estos antecedentes, entremos en materia. La propia complejidad de la forma en que se estructuran las colecciones, lo complicado que son los procesos de gestión de la información y las dificultades para organizar y difundir la información adquirida para ofrecerla a los usuarios finales, son elementos que en sí mismos constituyen los principales obstáculos para proporcionar servicios especializados de información de alta calidad. Para tratar de explicar esta complejidad, es necesario mencionar que existen tres interrogantes generales que se manifiestan en el ambiente de acceso a la información electrónica especializada: a) la indefinición o falta de claridad respecto a que tipo de servicios o recursos electrónicos están utilizando las bibliotecas universitarias, b) el desconocimiento sobre los procesos de gestión de recursos electrónicos para estas bibliotecas y c) la falta de conocimiento sobre todo el aparato que está detrás de los proveedores de información. Así que, consideramos necesario plantear un panorama general sobre estos tres asuntos, para después exponer los distintos obstáculos y retos que enfrentan los actores involucrados en la gestión de servicios de información especializada para bibliotecas universitarias.

A continuación explicamos brevemente algunos aspectos relevantes de los recursos electrónicos disponibles y de las distintas figuras activas en la difusión comercial de la información científico-técnica.

Servicios electrónicos de información especializada

En la actualidad el acceso remoto a través de Internet y la capacidad de almacenamiento casi ilimitada facilitan el acopio, recuperación y consulta de artículos en textos completos, como complemento a las bases de datos, que anteriormente eran sólo referenciales. Para comprender la variedad de estos recursos y la dinámica en los procesos de evolución que han tenido en unos cuantos años, es necesario que se expliquen en función de tipos de documentos, tipos de formato y tipos de recursos que se ofrecen actualmente.

Los tipos más comunes de documentos que existen en formato electrónico son:

  1. Publicaciones periódicas
  2. Periódicos
  3. Indicadores
  4. Mapas
  5. Videos
  6. Imágenes
  7. Revistas electrónicas
  8. Libros electrónicos
  9. Multimedia

Los tipos de formato que más se utilizan son:

  1. HTML
  2. PDF
  3. Imagen
  4. Multimedia

Los principales tipos de recursos electrónicos son:

Catalogo OPAC
Recurso de acceso a los catálogos de una o más bibliotecas  por medio de la red. Se conforma de asientos bibliográficos de las publicaciones o documentos de una determinada colección, ordenados según  normas específicas. Se llama OPAC por sus siglas en inglés (Significa en español catálogo de acceso público en línea)

Base de datos:
Colección de registros almacenados en un soporte magnético, dedicada a un tema específico, que puede ser jerárquica, de redes o relacional, a la cual se accede por computadora.

Puede contener información:

  1. Temática
  2. Interdisciplinaria
  3. Científica o académica
  4. De divulgación
  5. Comercial 

El contenido puede ser:

  1. Referencial
  2. Referencial con resúmenes
  3. Referencial con resúmenes y textos completos de algunos títulos
  4. Referencial con resúmenes, textos completos de algunos títulos y algunas imágenes
  5. Referencial con resúmenes y ligas inteligentes

Sistema de información
Conjunto de bases de datos de un editor o proveedor con un motor de búsqueda que permite hacer búsquedas simultáneas en distintos recursos.

Agregador
Sistema distribuido en bases de datos, con acceso a información digital de distintos editores y productores. Proporciona acceso a una colección de referencias, resúmenes, imágenes, noticias, artículos y publicaciones en texto completo, a través de una interfaz común con la estructura, apariencia y formato de un solo proveedor.

Plataforma
Recurso que permite organizar para su recuperación sencilla, diferentes colecciones de revistas contratadas por una institución.

Revista electrónica
Publicación creada, organizada y distribuida a través de procesos teleinformáticos, de tal manera que toda la información que incluye se puede consultar por medio de una computadora. Al igual que en papel es un conjunto de artículos que se edita bajo un mismo título, en fascículos numerados o con la indicación cronológica y la definición de su continuidad indefinida.

Libro electrónico
Es una publicación digital no periódica, que se complementa en un solo volumen o en un número determinado de volúmenes y que puede contener cualquier morfología de la información: texto, gráficos, imagen, animación y sonido.

Recursos de acceso libre en Internet (Open Acces)
Recursos de información especializada que están en Internet gracias al esfuerzo no lucrativo de instituciones y asociaciones académcas, cuyo único interés es proporcionar el acceso a la información, en apoyo al manifiesto de la reunión anual del 2002 de la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA) que declaró que “El libre acceso a la información es esencial para la libertad, la igualdad, el entendimiento mundial y la paz”.

Obtención de documentos
Servicio de localización, recuperación y envío de documentos existentes en cualquier colección de México y el extranjero de apoyo fundamental en la investigación, la docencia y la extensión de la cultura.

Biblioteca Digital
Es un universo de información en el que se integran y convergen  acervos propios, libres y adquiridos, utilizando distintas tecnologías, que permiten el acceso por medio de un sitio Web.

Página Web
Según la norma ISBDER (International Standard Bibliographic Description for Electronic Resources), Web es: Localización de información electrónica en la WWW (World Wide Web), identificada por una URL, que almacena información de un tema en particular, conectado a la red mundial de información Internet.
Es una entidad digital, identificada por una URL, que contiene uno o más recursos.

Gestión de información especializada
El equipo de académicos de la Subdirección de Servicios de Información Especializada realiza distintas actividades relacionadas con la selección, evaluación, contratación, monitoreo y renovación de tales recursos electrónicos, así como de las negociaciones pertinentes con proveedores de información y, al mismo tiempo, efectúa labores de difusión, capacitación y asesoría a usuarios de esta información, todo con el propósito de apoyar las necesidades de las bibliotecas que conforman la red universitaria. Para tal efecto cuenta con el apoyo de un comité evaluador de recursos electrónicos conformado por profesionales de la información y usuarios finales.

Es conveniente decir que el equipo de la subdirección de servicios de información especializada, esta conformado por 6 académicos de tiempo completo, 2 profesionales de medio tiempo, y el subdirector, en total 9 especialistas multidisciplinarios, pero afines a la bibliotecología o ciencias de la información.

Editores, proveedores, distribuidores y agencias de suscripción de estos recursos electrónicos
Podemos señalar principalmente tres tipos de proveedores de información electrónica: Editores de revistas, agencias de suscripciones y editores-productores de bases de datos. Con apoyo en las definiciones de Counter, un editor de revistas es una organización cuya función es crear, organizar, validar, alojar y distribuir información, tanto en línea como en formato impreso.

Los editores-distribuidores de revistas no siempre crean y validan la información, aunque normalmente cuentan con comités seleccionadores de títulos para sus colecciones. Lo cual hace una diferencia entre unos y otros. Así, distribuyen contenido a través de diferentes tipos de servicios como por ejemplo: portales (gateways) o mediante bases de datos bibliográficas, algunas con resúmenes, otras que incluyen artículos a textos completos.

Las agencias de suscripciones tampoco crean ni validan los contenidos. Se podría decir que trasladan los servicios que prestan para colecciones en papel al ámbito digital. Este tipo de empresas ofrecen portales de acceso a un amplio rango de revistas electrónicas mediante mecanismos de enlazado con los editores que colaboran, ofreciendo además herramientas de gestión y acceso online que incluyen diferentes servicios añadidos. La diferencia estriba en que los archivos de los artículos, la mayoría de las veces, se alojan en los servidores del editor-productor y el acceso se permite hasta el último número publicado, es decir sin embargos de contenido.

Es necesario considerar que en la actualidad,  proveedores, editores, agencias de suscripción y distribuidores de revistas electrónicas y bases de datos, tienen como objetivo primordial que el usuario de revistas electrónicas pueda obtener el texto completo del artículo recuperado y no únicamente la referencia. Situación que está generando una intensa competencia entre ellos.

La inclusión de los textos completos depende de los acuerdos a los que llegue el distribuidor de bases de datos con el productor del contenido. En la mayoría de los casos, el productor se reserva el derecho de explotar los últimos números publicados y permite alojar en las máquinas del distribuidor, y por lo tanto incluir los artículos a texto completo en sus bases de datos, solamente el contenido producido hasta una fecha concreta. Este periodo denominado “de embargo” suele oscilar entre los 6 meses y los 6 años.

La capacidad de negociación es básica para obtener los mejores contratos, convenios, fianzas y licencias. Actualmente existen diferentes modelos de precios.

La mayoría de los proveedores permite consultar, imprimir, guardar y enviar por correo electrónico la información, siempre y cuando sea con fines académicos y solamente para uso de la institución que contrata. El control de acceso a la información puede ser por autenticación IP, clave de usuario y contraseña de acceso (username y password), claves temporales y certificados digitales PAPI (Puntos de acceso a proveedores de información)

Los editores organizan sus propias colecciones, pueden comercializarla o no. Los proveedores, distribuidores y agencias de suscripción se dedican fundamentalmente a comercializar información y en ocasiones ellos mismos la producen, muchas veces comercializan información mixta, es decir, propia y de otros editores. Los proveedores y editores pueden ser:

Comerciales
Son grandes grupos que cuentan con divisiones en diferentes campos del conocimiento y son reconocidos en el mercado internacional de la información. Producen y/o gestionan información para comercializarla con fines de lucro.

No comerciales
Son asociaciones académicas o científicas, que difunden o gestionan, sin fines de lucro, su producción científica, a través de sus propias publicaciones. Su propósito principal es difundir e intercambiar conocimiento.

Agregadores
Comercializan documentos digitales, procedentes de diferentes editores y productores bajo una interfaz propia, común a todos los recursos.

Plataforma
Algunos proveedores comercializan su infraestructura para colocar información contratada por una institución, procedente de distintos editores.

Obstáculos de los distintos actores involucrados en la gestión de servicios de información especializada
Para el equipo de la Subdirección de Servicios de Información Especializada, es vital identificar los obstáculos que deben superar los principales actores involucrados en los servicios de  información electrónica.
     
Principales obstáculos para la Subdirección de Servicios de Información Especializada

  1. De origen económico. Se relacionan principalmente con los costes de producción y mantenimiento de los recursos electrónicos, los costes derivados de la migración del formato impreso al formato digital y los altos precios tanto de contenido como de servicios. Deben destacarse también la escasez  de presupuestos en los centros y la necesidad de aumento  de las inversiones en nuevas tecnologías.
  2. Relacionados con la inestabilidad del mercado. Se deben sobre todo a los constantes cambios empresariales (fusiones, compras, etc.) de las editoriales. No existen modelos de precios estables, los presupuestos se negocian cada vez y muchas veces los proveedores no dan el mismo precio a las distintas instituciones, pues dependiendo de los paquetes de información que se adquieran y del número de usuarios potenciales se establece el modelo de precios para cada periodo contratado y cada institución. Otro obstáculo en este aspecto, se deriva de la necesidad de mantener modelos de negocio basados en las versiones impresas
  3. Respecto a los factores tecnológicos. Es necesario destacar la falta de infraestructura de los centros que en algunos casos no le permiten soportar  recursos de interés desarrollados por los productores, hecho que dificulta el uso de los mismos por parte de las comunidades de usuarios y, por tanto, su adquisición para los centros de trabajo. Por otra parte, la lentitud de algunas conexiones o la falta de capacidad de almacenamiento de información en otros casos. Además, la diversidad de plataformas, formas y políticas de acceso a los diferentes elementos implicados en el mercado, supone un inconveniente para los administradores, principalmente a la hora de integrar en sus centros los diferentes recursos digitales. Otro aspecto más a este respecto es la falta de adaptación de los sistemas a las necesidades de los usuarios y en ocasiones los problemas de diseño en la interfaz, que se manifiestan en poca de amigabilidad.
  4. Derivados de la competencia. Aquí se muestra una conciencia relativamente clara acerca de la inestabilidad del mercado, en cuestiones tales como la fragmentación del mercado, saturación de la oferta, irrupción de nuevos roles dentro de la cadena de distribución. Todo esto se debe a la situación de cambio y la constante evolución en la que estamos inmersos, matizando algunos aspectos de la transición  a los nuevos modelos.
  5. Por cambios de formato. Se relacionan  con la diversidad de plataformas, exceso de ofertas, dificultad de acceso e integración de colecciones, sobre todo en relación al entorno, ambiente.
  6. Generados por los proveedores. Se centran especialmente  en el escaso interés que los centros pequeños despiertan en los proveedores, además en los problemas relacionados con la mala gestión de los proveedores o la falta de uniformidad en aspectos técnicos del acceso a los recursos.
  7. Relacionados con los distribuidores. Afectan principalmente en lo referente a los cambios empresariales que se han estado presentando en los últimos años, lo cual se relaciona también con la inestabilidad del mercado.
  8. Sobre el control de las colecciones. Debido a la magnitud de los contenidos, es muy difícil detectar faltantes o errores, de tal forma que es a través de los reportes de usuarios finales que se identifican las inconsistencias en las colecciones. Los Embargos representan uno de los obstáculos más importantes en ciertas colecciones, pues esto nos impide proporcionar a los usuarios información actualizada.
  9. De evaluaciones. Evaluar la información es muy  complejo, lo que ocasiona que tengamos una cantidad substancial de información que se duplica con diferentes proveedores y al mismo tiempo que adquiramos información que no se utiliza o se subutiliza.

     
Principales obstáculos para los proveedores de servicios de información especializada

  1. El principal obstáculo para los proveedores se relaciona con la competencia. En este aspecto, se plantean problemas como el papel de las agencias de suscripción en la nueva situación del mercado y la validez de sus planteamientos estratégicos. Este asunto se plantea en virtud de la presión que ahora ejercen los editores-proveedores de revistas electrónicas, lo que supone un nuevo tipo de competencia, que se agudiza con las políticas y tendencias de conformación de monopolios por parte de algunos de editores. La diversificación del mercado editorial y las trabas y exigencias que plantean ciertos editores forman parte del mismo problema.
  2. Otro tema es la inestabilidad en el mercado, al igual que en los productores de contenido, motivada por los continuos cambios, fusiones y adquisiciones entre diferentes compañías.
  3. En cuanto al obstáculo económico, destaca la escasez de recursos económicos que padecen los centros de documentación y las bibliotecas. Esté problema económico abarca los trámites administrativos en el proceso de adquisición de los recursos y la lentitud en los pagos por parte de las instituciones. El elevado coste de los servicios y la complicación de los modelos de tarifas de ciertos recursos son contemplados también  como un obstáculo de carácter económico para las agencias.
  4. En referencia  a los obstáculos tecnológicos y especialmente a la necesidad de una mayor inversión en tecnología, a la gran diversidad de software y programas, y a los problemas de continuidad en el acceso a los recursos que llegan incluso a provocar cortes de suministro de los mismos.

Obstáculos para los Usuarios de los servicios de información especializada

  1. La falta de formación se percibe como el obstáculo más importante para los usuarios, este problema incluye la falta de difusión, promoción y capacitación de los recursos existentes, tanto por parte del propio centro como por parte de los proveedores.
  2. El exceso de oferta aparece como un elemento que complica el proceso de formación y dificulta el uso de los recursos, por más amigables que sean los sistemas, requieren  ciertos conocimientos y capacitación para su uso correcto.
  3. Se entiende por barrera tecnológica el rechazo que muchos usuarios presentan al utilizar los nuevos recursos digitales. Algunos usuarios todavía prefieren los formatos impresos, no solo para la lectura del documento final, sino incluso para obtener información. Esto puede ser por comodidad o por falta de conocimiento y habilidad en el manejo de las nuevas tecnologías. En definitiva a pesar de que los recursos electrónicos han sido asumidos por la profesión y de que las instituciones han invertido gran cantidad de recursos económicos en ellos, el impacto en el usuario no ha sido del todo positivo.

Retos para la gestión y uso de los recursos electrónicos de información especializada
El principal reto a vencer se relaciona con el uso y aprovechamiento de los recursos adquiridos, pues debe reconocerse que se invierten demasiados recursos económicos y grandes esfuerzos por parte de las instituciones que los contratan y la realidad es que son recursos subutilizados. Esto se debe, por un lado, al veloz crecimiento exponencial de estos recursos, lo cual dificulta su asimilación por parte de los usuarios intermedios y finales. Por otro, al hecho de que estos recursos utilicen diferentes sistemas de recuperación y además que su funcionalidad está en constante transformación, lo cual hace necesaria una capacitación permanente.

Estos factores podrían solucionarse mediante políticas de promoción y de formación de usuarios adecuadas. Los centros no asumen su responsabilidad en este sentido, generalmente por falta de recursos humanos, materiales y tecnológicos, aunque el tiempo es uno de los recursos más escasos para los responsables de los centros de información.

Los hipervínculos que ofrecen actualmente los documentos electrónicos, permiten al usuario moverse en un espacio virtual relativamente homogéneo que le lleva de un tipo de recurso a otro, obteniendo como resultado el artículo en texto completo. La principal diferencia radica en la presentación de distintos interfaces.  La implantación de recursos electrónicos requiere un periodo de adaptación por parte de las comunidades y aunque las estadísticas de uso presentadas por diferentes organizaciones indican que el uso de la información electrónica aumenta, también puede arrojar resultados contradictorios, por lo cual, los estudios de uso deberían ser elementos fundamentales de retroalimentación, tanto para gestores, como para los productores y proveedores de información, de tal manera que se este generando y contratando aquello que se requiere. Actualmente la mayoría de los sistemas de información no generan reportes prácticos normalizados para la obtención de indicadores de uso eficientes.  Dentro de este campo se menciona que uno de los esfuerzos normalizadores más prácticos es el proyecto Counter (Counting Online Usage of Networked Electronic Resources), iniciativa de un grupo de editores británicos que busca un modo de facilitar el almacenamiento e intercambio de estadísticas de uso de recursos digitales. A esta iniciativa se sumaron varias asociaciones de bibliotecas anglosajonas y el UK Serials Group. Actualmente muchos proveedores de información ya están utilizando Counter, aunque no se ha generalizado en todo el medio

Algunos otros de los retos para los productores y proveedores de información electrónica son: garantizar la perdurabilidad del acceso a las colecciones digitales, asegurar la calidad del contenido, ampliar la oferta en idioma local, garantizar el respeto del copyright, ampliar la oferta en un área temática concreta.

Para aquellos que gestionamos la información, los retos son diferentes, por ejemplo: promover la integración de todos los recursos en una sola herramienta, apoyar las iniciativas Open  Access, aumentar el número de usuarios por medio de la difusión, capacitación y asesoría, rentabilizar la inversión tecnológica y atender a las nuevas formas de comunicación electrónica.

Son muchos más los retos que los profesionales de la información  enfrentan día a día, algunos de los cuales, todavía no presentan avances, otros están en fases no avanzadas, debido a la complejidad de los propios medios y de la falta de visión que engloban diversos factores.

Es bien sabido, que todo aquello que esta en constante movimiento, difícilmente tendrá una solución permanente, por lo que es necesario analizar y evaluar constantemente el estado de los servicios de información para responder con agilidad y eficacia a los nuevos problemas que se presenten, de tal manera que se ofrezcan soluciones adecuadas para cada caso, dependiendo, de los sujetos o recursos involucrados, con una mentalidad abierta, a sabiendas de lo que hoy representa una solución, probablemente el día de mañana ya no funcione.

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Ficha Técnica

AUTORAS: Díaz Escoto, Alma Silvia y Ramírez Godoy, Mª Esther. Dirección General de Bibliotecas, Universidad Nacional Autónoma de México.
FOTOGRAFÍAS: Biblioteca Central UNAM.
TÍTULO:
RESUMEN: El presente trabajo tiene como objetivo compartir algunas de las experiencias, así como los obstáculos y retos que enfrenta el profesional de la información para realizar la toma de decisiones al contratar y renovar y/o cancelar los recursos electrónicos en esta subdirección.
MATERIAS: Bibliotecas Universitarias / Recursos Electrónicos / Nuevas Tecnologías / Información en Línea / Sistemas de Información / Internet / Latinoamérica.

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Año IV – Nº 12
Invierno 2008
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