Vol. 8 Nº 1 y 2, enero - junio 2009, ISSN 1690-0723
 
 
 
Biblioteca Nacional de Cuba
   
Formación y desarrollo de colecciones en las Bibliotecas Nacionales: la experiencia de Cuba

Para los directivos de las Bibliotecas Nacionales miembros de ABINIA el tema de las políticas de formación y desarrollo de sus colecciones no es nuevo, de hecho se trata de uno de los asuntos más presentes y debatidos en los encuentros periódicos que esta propicia. Y no podía ser de otra manera: se trata de la piedra angular de la cual depende la robustez del edificio que levantamos para servicio de nuestras comunidades y para estar a la altura de lo que se espera de nuestras instituciones.

Quien desee medir si una nación tiene claridad de qué es y para qué sirve una Biblioteca Nacional, cuando se necesite medir si una cultura tiene conciencia de la importancia de preservar, ordenar y hacer accesible los frutos de su producción espiritual, para las actuales y futuras generaciones, deberá revisar si posee una política expresa, aprobada , objetiva y sostenible de formación y desarrollo de colecciones y hasta qué punto esta se cumple, se revisa y actualiza periódicamente. Después del documento fundacional que legaliza la existencia misma de la institución, y que establece sus prerrogativas y deberes, el que recoge la política de formación y desarrollo de las colecciones resulta el más importante y decisivo para su correcto funcionamiento. Utilizando un símil histórico, el papel que desempeñan se puede comparar con el de las constituciones, una vez aprobada las declaraciones de independencia o fundación de los países.

Las políticas de formación y desarrollo de colecciones de las Bibliotecas Nacionales son decisivas porque, de estar correctamente formuladas y aprobadas, responden inequívocamente a las siguientes preguntas:

- ¿Qué son, y para que se forman y preservan las colecciones de las Bibliotecas Nacionales?

- ¿Cuáles son las funciones que estas deben desempeñar y para qué usuarios están destinados sus servicios?

- ¿Con qué recursos humanos, materiales y financieros se cuenta para poder cumplir eficazmente estas funciones, especialmente las relacionadas con el servicio a los usuarios y la conservación del patrimonio bibliográfico de la nación?

- ¿Qué relaciones institucionales existen entre la Biblioteca Nacional e instituciones afines del país, tales como otras bibliotecas, archivos y centros de documentación, o lo que es lo mismo, cómo ejercen su liderazgo y cómo optimizar los recursos sin duplicar funciones ni interferirse mutuamente?

- ¿Cómo organizar internamente los recursos humanos, materiales y financieros de que se dispone para que fluya de manera natural y sostenible las relaciones entre colecciones y servicios, preservación y accesibilidad, eficaz funcionamiento cotidiano y desarrollo perspectivo?

En el 2008, la Asamblea General de ABINIA aprobó un documento guía que recoge los elementos esenciales y las buenas prácticas recomendadas para la formulación, aprobación, implementación, seguimiento y evaluación de las políticas de formación y desarrollo de colecciones en las Bibliotecas Nacionales de la región. Se trata de un loable esfuerzo de la Secretaría Ejecutiva para estimular y ordenar, en la medida de lo posible, la marcha de estos procesos, que como es natural, transcurren de manera peculiar en cada país.

Veamos cómo se han plasmado tradicionalmente en la Biblioteca Nacional de Cuba, los principios rectores que este documento establece, y qué éxitos y dificultades ha enfrentado en su implementación.

La experiencia cubana

La Biblioteca Nacional de Cuba, fundada en 1901, tiene una larga historia de servicio a la nación y ha dejado una importante huella en su cultura. Durante más de un siglo ha atravesado diferentes etapas, desde sufrir la más absoluta indiferencia y desatención de los gobiernos de turno, hasta asumir funciones complejas, como la coordinación del Programa Nacional de Promoción de la Lectura y abrir sus servicios a sectores de la población que se incorporaron a la educación y el saber gracias a las medidas implementadas por la Revolución. Se trata de una institución consolidada y prestigiosa, con un amplio reconocimiento internacional y una activa participación en las labores de ABINIA.

Institución dependiente del Ministerio de Cultura de la República de Cuba, coordina también las labores del sistema de bibliotecas públicas del país, y tiene delimitada sus funciones con respecto al Archivo Nacional, la Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología, el Consejo Nacional de Patrimonio, la biblioteca y archivo del Instituto de Literatura y Lingüística, la biblioteca y archivo del Instituto de Historia de Cuba, la Cinemateca de Cuba, la Oficina de Asuntos Históricos del Consejo de Estado y la Biblioteca Nacional de Ciencias Médicas.

La política de formación y desarrollo de colecciones de la Biblioteca Nacional de Cuba está recogida en un documento aprobado por su Consejo de Dirección, por lo que ostenta carácter de documento rector y tiene fuerza legal y alcance nacional.

La Ley número 1 del Patrimonio Nacional delega en la Biblioteca Nacional las funciones rectoras con respecto a la conservación, custodia, desarrollo y utilización del patrimonio bibliográfico de la nación. Desde hace varios años, la Biblioteca Nacional trabaja con la Asamblea Nacional del Poder Popular (Parlamento) en la elaboración de una Ley de Bibliotecas, que precise mejor sus funciones, deberes y derechos, y los actualice con respecto a los cambios experimentados en nuestra época, especialmente debido al impacto de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones.

Para velar por la implementación y cumplimiento de su política en este campo, la Biblioteca Nacional posee un Departamento de Formación y Desarrollo de Colecciones, que forma parte de la Subdirección de Procesos Técnicos, y que se ocupa también del canje internacional, de todo lo relacionado con el cumplimiento de la Ley de Depósito Legal, y la política de donativos y adquisiciones. Para ello cuenta con personal profesional y un presupuesto anual dentro del presupuesto general de la institución.

El análisis periódico del cumplimiento de la política de formación y desarrollo de colecciones de la Biblioteca Nacional se lleva a cabo en tres niveles:

- El nivel administrativo: Como un punto permanente en la agenda del Consejo de Dirección, al que se somete un informe detallado, al menos trimestralmente, y que contiene las estadísticas que avalan el crecimiento cuantitativo y cualitativo de la colección, las dificultades y sus posibles soluciones, todo lo cual se discute de manera colectiva , tomándose los acuerdos correspondientes.

- El nivel estratégico: Como uno de los puntos más importantes del Informe Anual de Balance de la institución, el que se presenta a la Asamblea de Balance, que cuenta con la participación de todos los trabajadores y especialistas de la Biblioteca Nacional, de instituciones afines invitadas y de autoridades del Ministerio de Cultura. Los acuerdos que se adoptan a este nivel forman parte del Programa de Trabajo para el año entrante.

- El nivel científico: De manera permanente los investigadores que forman parte de la plantilla de la Biblioteca Nacional tienen en su plan de trabajo anual la realización de investigaciones concretas relacionadas con las colecciones de la institución, cuyos resultados se discuten en su Consejo Científico, que preside el Director, y se publican en la “Revista de la Biblioteca Nacional” y la revista “Bibliotecas”.

Por la nueva Ley de Depósito Legal de la República de Cuba, se encarga a la Biblioteca Nacional la misión de preservar y hacer accesible las colecciones que contienen la producción intelectual de sus naturales o sobre ella, en cualquier formato o soporte, lo cual excede las posibilidades reales de ejecución, especialmente de los documentos en formato digital. Esta es una de las limitaciones concretas que presenta esta política en nuestro país, y depende de la asignación de recursos materiales y financieros, de la recalificación del personal bibliotecario, en lo cual se ha avanzado, y de educar y exigir a las instituciones que producen documentos en estos soportes, que deben cumplir lo establecido, y depositar ejemplares de su producción en la Biblioteca Nacional.

Otra dificultad estriba en los reducidos presupuestos en divisas de que la institución dispone para el canje internacional y la adquisición de documentos fuera de sus fronteras. Esto se ha enfrentado con iniciativas creativas que han permitido que las colecciones sigan creciendo, a pesar de esta limitación. Por ejemplo, se han firmado convenios de intercambio bibliográfico de provecho mutuo, con instituciones como la Universidad de Berkeley, en California, Estados Unidos, gracias a los cuales se ha podido recibir la producción intelectual de los cubanos que viven fuera del país. Otros aportes sensibles se reciben a través de la labor de las embajadas y consulados cubanos. Una iniciativa que dio buenos resultados fue un convenio firmado con la librería de libros antiguos “Luces de Bohemia”, de Zaragoza, España, mediante el cual se canjeaban ejemplares de los descartes que realiza nuestra institución por libros, folletos y documentos relacionados con la cultura cubana.

Para organizar mejor la labor de recepción de donativos y la política de adquisiciones dentro del país, se creó una Oficina de Patrimonio Bibliográfico, dentro del Departamento de Formación y Desarrollo de Colecciones, encargada de promover tales acciones y decidir en el terreno si los donativos para la institución reunían los requisitos establecidos para formar parte de sus colecciones. Esta oficina certificaba también, de conjunto con el Consejo Nacional de Patrimonio, la autorización correspondiente para la exportación de documentos y libros con más de cincuenta años de antigüedad, o poseedores de valores especiales.

La Biblioteca Nacional es la depositaria de los decomisos de libros y documentos en fronteras, cuando se ha intentado violar en este campo las leyes establecidas, lo cual constituye otra fuente para el desarrollo sus colecciones. También ostenta el derecho de tanteo o prioridad cuando se ofertan materiales valiosos en el mercado, y se le permiten compras especiales y con antelación de los libros que se comercializan en las Ferias Internacionales del Libro de La Habana.

A pesar de que sus colecciones no comprenden ya lo que atesoran otras instituciones similares de alcance nacional, como libros de Medicina o de Ciencia y Tecnología, ni la las colecciones fílmicas, el actual edificio de la Biblioteca Nacional ya resulta insuficiente debido al ritmo de crecimiento de sus colecciones y los nuevos servicios que constantemente se incorporan.

La política de formación y desarrollo de colecciones en la Biblioteca Nacional de Cuba también ha exigido de acciones de superación y recalificación del personal, pues toda política vale lo que valen las personas encargadas de su ejecución. Un ejemplo positivo en este sentido lo constituyó el Seminario Nacional realizado, con el financiamiento de una institución internacional, para capacitar a los especialistas de diferentes provincias e instituciones antes de acometer la labor de conformar un catálogo colectivo de la prensa periódica de los Siglos XVIII y XIX, del cual se derivaron precisiones y prioridades para las políticas de completamiento de colecciones, descartes, restauración, microfilmación y digitalización de la institución.

Otra experiencia positiva en este campo lo constituyó la traducción del Manual de Descartes de colecciones de la Biblioteca Nacional de Francia, el cual se ubicó a texto completo en la web de la institución, para uso de los bibliotecarios del país, y la redacción de Normas de Procesamiento para colecciones especiales, como las cartográficas, lo cual se realizó con un financiamiento de ABINIA.

La experiencia de Cuba demuestra que, más que disponer de abundantes recursos materiales y financieros para las políticas de formación y desarrollo de colecciones, su marcha depende de factores tales como:

- Claridad de qué son y qué deben ser las colecciones de una Biblioteca Nacional.

- Voluntad institucional para que esta política sea formulada, aprobada, y que se respete su ejecución, siendo objeto de seguimiento y evaluaciones periódicas, en diferentes niveles.

- Creación de estructuras flexibles y ejecutivas, que cuenten con el personal calificado y un presupuesto definido para poder cumplir las misiones asignadas. La disposición permanente a calificar y recalificar al personal encargado de esta tarea.

- Ostentar un liderazgo institucional de alcance nacional, respaldado en la legislación correspondiente, que permita una colaboración ordenada y fructífera con instituciones afines.

- Creatividad y compromiso para el cumplimiento de las tareas vinculadas con esta decisiva política.

Todo lo que se haga en este terreno es poco: nos lo agradecerá la cultura nacional, y las generaciones pasadas y futuras.

Eliades Acosta Matos
Ex Director de la Biblioteca Nacional de Cuba
Mayo del 2009

 
 
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