Vol. 9 Nº 2, Junio - Septiembre 2010, ISSN 1690-0723
 
 
Asamblea General ABINIA
   
Consideramos oportuno recordar, en primera instancia, a los miembros de ABINIA, las funciones propias de los tres órganos de la Asociación: Asamblea General, Consejo de Directores y Secretaría Ejecutiva. Además, conviene, igualmente, aclarar las relaciones que deben existir entre ellos. En la medida en que haya un claro conocimiento de sus funciones, así como también, de las relaciones existentes entre ellos, se logrará una mayor eficiencia en el logro de los objetivos de la Asociación, los cuales podríamos resumir en asegurar altos niveles de calidad y actualización técnica de las bibliotecas nacionales de los Estados miembros de ABINIA. Asimismo creemos que estas consideraciones sobre el funcionamiento de nuestra organización, pueden ser también de interés para quienes, en general, tengan vínculos de trabajo con instituciones similares.

La Asamblea General es la máxima instancia de toma de decisiones de la Asociación y conforme a lo establecido en el Artículo VI del Acta Constitutiva vigente: “Está constituida por los directores de las bibliotecas nacionales como representantes de los Estados miembros, debidamente acreditados por vía diplomática conforme a la legislación vigente en cada uno de los Estados miembros.” Siendo sus principales funciones:

a. La formulación de políticas y estrategias encaminadas al cumplimiento de los fines de la Asociación.

b. La aprobación de la gestión de sus administradores y de la sede de la Asociación.

c. La elección de los miembros del Consejo de Directores y del Secretario Ejecutivo, de acuerdo a lo establecido en los artículos noveno y decimoquinto respectivamente;

d. La aprobación de los reglamentos de funcionamiento interno de la Asociación;

e. La aprobación de los presupuestos y cuentas anuales que le sean presentados por el Consejo de Directores.

f. La aprobación de nuevos proyectos y el examen del desarrollo de los mismos.

En resumen, corresponde a esta instancia aprobar y velar por el cumplimiento de las grandes líneas de acción que orientarán el funcionamiento de la Asociación.

El Consejo de Directores, integrado por seis (6) miembros, designados por la Asamblea General. Entre sus funciones nos permitimos destacar las siguientes:

a. Cumplir y hacer cumplir las resoluciones y recomendaciones de la Asamblea General.

b. Acordar las directivas que orienten las actividades de la Secretaria Ejecutiva.

c. Proponer a la asamblea, para su aprobación, los presupuestos anuales de ingresos y gastos que le sean presentados a su consideración por la Secretaría Ejecutiva.

d. Evaluar el informe de gestión del Secretario Ejecutivo.

e. Las decisiones del Consejo de Directores, en su carácter de organismo colectivo, sólo son válidas si son tomadas por la mayoría de sus miembros. Estas decisiones, en buena medida, se concretan en directrices, dirigidas a orientar el funcionamiento operativo de la Secretaría Ejecutiva.

La Secretaría Ejecutiva, que es el órgano operativo, a cargo de las actividades día a día de la Asociación, es la instancia responsable de asegurar que tanto las decisiones de la Asamblea General, como las directrices emanadas del Consejo de Directores, se cumplan y materialicen en resultados concretos. En tal sentido, nos permitimos destacar las funciones, que expresamente se le asignan al Secretario Ejecutivo (designado por la Asamblea General) en el Acta Constitutiva, en su condición de coordinador de esta instancia:

a. Coordinar la ejecución de las actividades de la Asociación.

b. Cumplir y hacer cumplir las decisiones emanadas del Consejo de Directores y de la Asamblea General.

c. Supervisar el cumplimiento de los proyectos.

d. Elaborar el Plan de Trabajo y el presupuesto anual de ingresos y gastos.

e. Gestionar la obtención de fondos para financiar el funcionamiento de la Asociación y los proyectos aprobados por la Asamblea.

f. Recopilar información relativa a las bibliotecas nacionales de los Estados miembros de la Asociación y mantenerla actualizada.

g. Ejercer la función de tesorería.

h. Preparar cada año la memoria y las cuentas de la Asociación.

i. Editar y distribuir el boletín informativo de la Asociación, con la periodicidad que estime necesaria.

En la medida en que se establezca una relación fluida y complementaria entre los tres órganos de ABINIA los resultados finales serán la expresión concreta y práctica de los objetivos generales de la Asociación y reflejarán, asimismo, las funciones asignadas a cada uno de sus órganos.



Alfonso Quintero, Secretario Ejecutivo de ABINIA, Abril 2010

 
 
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